Vergaderen in het Engels

In iedere cultuur ziet een vergadering er anders uit. Dat heeft vooral te maken met de mate van hiërarchie, de taakgerichtheid en de manier waarop beslissingen tot stand komen. Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat niet iedereen op dezelfde manier kijkt naar hoe een goede vergadering zou moeten verlopen en hoe je je als deelnemer het best kunt gedragen.

Formeel versus informeel vergaderen

Over het algemeen kun je stellen dat de vergaderculturen in Duitsland en Scandinavische landen het meest lijken op die in Nederland: to-the-point, gestructureerd en met ruimte voor iedereen om een mening te geven. Nederland blinkt in de meeste gevallen uit in het minimaliseren van formaliteiten. Dat betekent dat de vergadering - met welke andere cultuur je ook te maken krijgt – vrijwel altijd formeler zal zijn dan je in Nederland gewend bent.

Relatie- of taakgericht vergaderen

In sommige culturen is het volgen van de agenda (of zelfs het opstellen van een agenda) minder van belang. Daar gaat het veel meer om de relatie dan om het bereiken van consensus en het verdelen van de taken. Denk bijvoorbeeld aan de Latijnse culturen. Maar ook in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en België wordt het gewaardeerd als je iets meer tijd neemt voor de kennismaking en small talk voordat je ter zake komt.

Hiërarchie in een vergadering

Nederland staat bekend om het ‘polderen’. Ieders mening wordt gehoord en uiteindelijk wordt er een compromis gesloten waar iedereen zich min of meer in kan vinden. Dat komt door de geringe machtsafstand tussen de verschillende lagen in een organisatie. In andere landen is de hiërarchie sterker en is het soms zelfs niet gepast om als ondergeschikte je mening te geven in een vergadering. Vergaderingen zijn dan meer top-down. Kijk er niet van op als de uiteindelijke beslissing buiten de vergadering wordt genomen door de directie.

De cultuur tijdens een vergadering wordt bepaald door de cultuur van het land, maar natuurlijk ook door de bedrijfscultuur. Hoe die is, ga je pas ontdekken als je het zelf meemaakt. Om die reden is het belangrijk om goed te observeren en je – zeker in het begin – formeler op te stellen. Gaandeweg merk je vanzelf hoe de hazen lopen en hoe je daar het beste invloed op kunt uitoefenen.

Helder communiceren in een vergadering

Tijdens een vergadering is het belangrijk om op het juiste moment te kunnen reageren en dan heldere informatie kunt geven of kunt vertellen wat je ergens van vindt. Hoe vervelend is het als je juist op zo’n moment moet zoeken naar de juiste woorden…? Onderstaand vind je een aantal handige zinnen die je daarbij kunnen helpen.

Handige zinnen voor een Engelstalige vergadering

Bij de start van de vergadering:
• I believe we’ve all met before.
• I believe some introductions are in order. I’m … and this is …
• The purpose of this meeting is to…
• Does anyone have any questions or comments about the agenda?

Interesse tonen en reageren
• I’m eager to hear more.
• Oh really? Tell me more…
• I hear what you’re saying, but…
• What do you think is the best way forward?
• I’m sure we can reach an agreement on this.

Discussiëren
• It does look as if that is the case, however...
• Yes, and that has its advantages as well.
• I can see that, but wouldn’t it be worth looking at it from a different angle?
• If we can all agree on that point, we can move on to the (bigger) issue of…

Iets beloven
• I can assure you that all of that will be sorted out (in the weeks to come).
• You needn’t be concerned about…

Samenvatten
• Why don’t we just run through the main points once more?
• Shall I / we summarise what we’ve agreed to / discussed today?

Concluderen
• So the next step is…
• Does anyone have any last comments to add?

Een vergadering voorzitten

Ben je niet zomaar een deelnemer aan een vergadering maar ga je een vergadering voorzitten, dan wordt er meer van je taalvaardigheid en je slagvaardigheid in de omgang met andere culturen verwacht. Wil je goed beslagen ten ijs komen, kom dan oefenen met een native speaker bij Regina Coeli. Op basis van jouw vraag stellen we een persoonlijk programma voor je samen, waarmee jij via de kortste route je doel bereikt.

Wist je trouwens dat je ook met een groep collega’s een taaltraining kunt volgen en dan bijvoorbeeld kunt inzoomen op vergaderen? Als je daarin geïnteresseerd bent, vraag dan naar een Teamtraining.