Werken in een internationaal team

Misverstanden ontstaan in internationale teams lang niet altijd doordat iemand niet goed Engels spreekt. Veel vaker zit het in de nuance.

• Is iets een suggestie of een besluit?
• Is een reactie kritisch bedoeld of juist behulpzaam?
• Is iets dringend, of alleen belangrijk?
• En zegt iemand precies wat hij bedoelt, of juist niet?

In een internationaal team lopen taal en cultuur voortdurend door elkaar heen. Iedereen heeft Engels geleerd vanuit een andere moedertaal, met een eigen accent, eigen gevoeligheden en een eigen manier van communiceren. Dat hoor je niet alleen terug in uitspraak, maar ook in woordkeuze, zinsbouw en interpretatie.

Je zou denken dat native speakers Engels in het voordeel zijn. Toch lopen ook zij vaak tegen misverstanden aan.

Voor hen voelt de betekenis van Engelse woorden meestal vanzelfsprekend. Juist daardoor hebben ze soms minder in de gaten dat collega’s woorden anders opvatten of nuances missen. Andersom kunnen native speakers te snel praten, veel impliciete betekenis in hun zinnen leggen of woorden gebruiken die onnodig moeilijk zijn. In een internationaal team moet dus iedereen opletten. 

In internationale samenwerking is duidelijke communicatie onderdeel van goed samenwerken. Dat vraagt iets van iedereen in het team:

• helder formuleren
• niet te snel praten
• jargon beperken
• controleren of de boodschap goed is overgekomen
• ruimte laten voor vragen en verduidelijking

Wat in een Nederlands team vanzelf spreekt, moet je in een internationaal team vaak explicieter maken.

1. Praat rustiger dan je gewend bent
Niet overdreven langzaam, wel duidelijk. Maak je zinnen af, slik woorden niet in en geef de ander tijd om te verwerken wat je zegt. Dat helpt bij verschillende taalniveaus, maar ook bij verschillende accenten.

2. Kies voor helder in plaats van ingewikkeld
Korte zinnen en concrete woorden werken beter dan lange, dichtgetimmerde formuleringen. Eenvoudige taal is in internationale teams meestal niet simpeler, maar slimmer.

3. Wees zuinig met jargon, grapjes en uitdrukkingen
Vaktaal, humor en gezegden lijken onschuldig, maar zorgen vaak voor ruis. Wat voor de een heel normaal klinkt, is voor de ander moeilijk te volgen of letterlijk verwarrend.

4. Vraag direct door als iets niet duidelijk is
Veel misverstanden blijven onnodig lang hangen omdat niemand het gesprek wil onderbreken. Juist dat doorvragen voorkomt fouten.

Handige zinnen zijn bijvoorbeeld:

• Sorry, I missed that. Could you say it again, please?
• I’m not sure I understand what you mean.
• What do you mean by …?
• Could you explain that in another way?

5. Herformuleer ook zelf
Merk je dat je boodschap niet landt? Leg het dan opnieuw uit in andere woorden.

Bijvoorbeeld:

• Sorry, that’s not what I meant.
• Maybe I didn’t explain that very clearly.
• Let me put that differently.
• What I mean is …

6. Vat samen
Samenvatten is een van de simpelste manieren om misverstanden te voorkomen. Zeker na een overleg of een besluit helpt het om even hardop te checken of iedereen hetzelfde bedoelt.

Bijvoorbeeld:

• So, if I understand correctly, we’re going to …
• Can I just check that we all mean the same thing?
• So the next step is …, right?

7. Vertrouw niet op één moment of één kanaal
Wat in een meeting half wordt opgepikt, kan in een e-mail ineens wel helder zijn. Bespreek belangrijke zaken mondeling, zet afspraken daarna kort op papier en stuur informatie waar nodig vooraf toe. Herhaling via verschillende kanalen voorkomt gedoe.

In internationale teams gaat het niet alleen om woorden, ook communicatiecultuur speelt mee.

In sommige culturen is directheid efficiënt. In andere culturen klinkt diezelfde directheid al snel onbeleefd. De een is gewend om snel tot een besluit te komen, de ander wil eerst afstemmen. De een geeft openlijk feedback, de ander veel voorzichtiger.

Je hoeft niet alle culturele verschillen te kennen om goed samen te werken. Het helpt al veel als je niet te snel conclusies trekt. Iemand die weinig zegt, is niet per se ongeïnteresseerd. Iemand die heel direct communiceert, is niet automatisch onvriendelijk.

Geef je leiding aan een internationaal team, dan is communicatie geen bijzaak. Slechte afstemming kost tijd, veroorzaakt frustratie en vergroot de kans op fouten. Goede communicatie zorgt juist voor vertrouwen, duidelijkheid en betere samenwerking.

Je kunt daar als teamleider actief op sturen:

• maak verwachtingen expliciet
• vat afspraken samen
• moedig vragen aan
• maak het team bewust van taal- en cultuurverschillen
• let op wie veel en weinig spreekt

Haal het beste uit je medewerkers
Heb je collega's die stilvallen of minder genuanceerd formuleren zodra er een andere taal gesproken wordt? Misschien zijn ze nog niet bedreven genoeg in de taal. Of hebben ze wel veel taalkennis, maar durven ze niet te spreken. In beide gevallen kan een taaltraining heel effectief zijn. 

Een native speaker kan met 1-op-1 begeleiding werken aan communicatiestijl, taalkennis en zelfvertrouwen.