De taal van een Engelse conference call

18 maart 2019
door Regina Coeli

In veel bedrijven wordt samengewerkt in virtuele teams of in teams waarvan de leden op verschillende plekken werkzaam zijn. Om in zo’n situatie met elkaar af te stemmen, kan er gebruik gemaakt worden van conference calls. Dat is geen rocket-science, maar door het ontbreken van non-verbale communicatie is het best lastig om iedereen echt te begrijpen en goed aan te voelen wanneer iemand klaar is met praten. Vandaar dat het handig is als er duidelijke regels zijn voor een conference call.

In dit artikel geven we een aantal praktische tips en voorbeeldzinnen die u kunt gebruiken om het gesprek op gang te krijgen en te structureren.

Tips voor deelname aan een conference call

  • Er is geen ruimte voor veel ditjes en datjes. Houd uw opmerkingen kort en to-the-point.
  • Spreek alleen als het nodig is.
  • Bij een groot aantal deelnemers is het handig om uw naam te zeggen voordat u iets zegt.
  • Spreek duidelijk en niet te snel om ervoor te zorgen dat iedereen u goed kan verstaan.
  • Als u iets niet begrijpt of iets onduidelijk is, zeg dat dan. Omdat je elkaar niet ziet, mis je de non-verbale signalen en is het belangrijk om duidelijk te zijn.


Handige zinnen voor een conference call:

  • Hi <name), this is <name> from <department/location>. Could you tell me …?
  • Hello this is <name> from <department/location>. I have got a question about ...
  • Sorry to interrupt but could I just ask …?


Het leiden van een conference call

Wordt van u verwacht dat u de conference call gaat leiden, dan is het belangrijk om u goed voor te bereiden. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen en verspreiden van een concrete agenda. Ook zult u tijdens de call een meer directieve rol op u moeten nemen dan u wellicht gewend bent. De deelnemers kunnen elkaar niet zien, dus u zult het proces in de gaten moeten houden, de discussie moeten begeleiden en in de gaten houden dat alle deelnemers hun punt kunnen maken.

Onderstaand helpen we u door een aantal voorbeeldzinnen te geven voor de verschillende fases van een conference call.

Verwelkomen van deelnemers

  • Hi <name>, you’re the first one to dial in so we’ll wait for the others.
  • Hello <name>, good to have you here.
  • Hello, who has just joined the call?
  • <name> is also on the line.
  • I’d like to mention that we have <names> joining us today.


Small talk

  • How is everyone?
  • What’s the weather like over there?


Procedure bespreken

  • Given the timing today, let’s focus on…
  • Could you all leave your questions until the end of the presentation.
  • Could you all please stay on mute during the presentation and make sure your mobiles aren’t near the phone!
  • This is a working session so please feel free to ask any questions as we go along.
  • Please introduce yourself with your name each time you speak.


Doel van de meeting verduidelijken

  • The main objective today is…
  • What we want to achieve today is…


Bij problemen met de connectie

  • Could you go on mute if you are not speaking as there is a lot of background noise?
  • <name> could you dial in again?


Deelnemers om hun mening vragen

  • <name>, what do you think of the idea?
  • <name>, anything to add?


Samenvatten

  • Let me just summarize that for everyone.
  • Just so we all understand, can I just clarify a couple of points for everyone?


De call beëindigen

  • I’ll follow up this conference call with the action items list and I’ll also set up another meeting.
  • Thanks everyone and I’ll speak to you all soon.
  • Thank you to everyone for your contribution today.

 


Meer hulp nodig met Engels?

Wilt u een vlot telefoongesprek kunnen voeren in het Engels, dan komt er wat meer bij kijken dan het leren van een aantal standaardzinnen. Wij helpen u er graag bij. Neemt u eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

U kunt tijdens een training Engels focussen op een vaardigheid als telefoneren of u juist breder verdiepen in de Engelse taal. Welke woordenschat heeft u nodig in uw specifieke vakgebied en branche om een goed gesprek te kunnen voeren en welke grammaticale regels heeft u nog niet helemaal onder de knie? In een training van een paar dagen kunt u al veel bereiken. We geven u graag een advies.

Deel deze pagina


Blijf op de hoogte

Bent u geïnteresseerd in taal en carrière? Meldt u zich dan aan voor de nieuwsbrief van Regina Coeli en u ontvangt maandelijks onze laatste blogberichten in uw mailbox.