Privacy statement

1 | Wie zijn wij?

Language Institute Regina Coeli B.V. en Regina Coeli Language Courses B.V. (hierna tezamen Regina Coeli, wij of ons) gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt. In dit privacy statement leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Dit statement is van toepassing op het moment dat jij als klant gebruik maakt van onze diensten, jij een (contactpersoon van een) relatie of leverancier bent, indien jij bij ons solliciteert, jij onze website bezoekt of onze nieuwsbrief ontvangt. Op dat moment zijn wij verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens en zijn wij jouw aanspreekpunt.

Voor alle vragen, opmerkingen of klachten over dit privacy statement of over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, kun jij onze functionaris gegevensbescherming bereiken via privacy@reginacoeli.nl.

2 | Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens vanaf het moment dat jij jouw gegevens invult of achterlaat op onze website, jij solliciteert bij Regina Coeli of jij je op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of nieuwsbrief. Wij verzamelen dus gegevens van iedereen die direct of indirect in contact met ons treedt. Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook ontvangen van een derde partij, zoals jouw werkgever of een portaal via waar jij je aanmeldt.

3 | Welke persoonsgegevens gebruiken wij en waarvoor?

Wij verzamelen persoonsgegevens van onze klanten voor de uitvoering van onze dienstverlening, het sluiten en het uitvoeren van een overeenkomst en in specifieke gevallen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter af te kunnen stemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die jij aan ons verstrekt.

Klanten

Meer specifiek worden jouw persoonsgegevens verwerkt om:

1. jou de door jou gewenste informatie te verstrekken, onze nieuwsbrief of brochures/flyers toe te zenden;
2. de door jouw gewenste intake en/of taaltraining te registreren, administratief af te handelen en factureren;
3. de met jouw overeengekomen maatwerk taaltraining te verzorgen, en hierover te communiceren;
4. een eventueel ingediende klacht op te lossen;
5. te voldoen aan de op ons rustende wet- en regelgeving;
6. analyses en (management)rapportages uit te voeren ten behoeve van het verbeteren van onze dienstverlening.

In de registratie worden onderstaande gegevens opgenomen:

Persoonsgegevens:

• NAW-gegevens, emailadres en andere contactgegevens;
• geboortedatum, nationaliteit, geslacht en moedertaal;
• opleidingsniveau;
• functie;
• naam en adres van de verwijzende instantie/het bedrijf waar jij werkzaam bent;
• indien het geval, NAW gegevens, email adres en andere contactgegevens van jouw contactpersoon;
• debiteurgegevens.

(Persoons)gegevens betreffende jouw taaltraining:

• taal en type training waarvoor jij belangstelling hebt of bent ingeschreven (doeltaal);
• jouw begin- en te bereiken eindniveau in de doeltaal;
• jouw leerdoelen voor de taaltraining;
• de taal waarin jouw uitleg kan worden gegeven (steuntaal);
• trainingsdata en bijgeboekte overnachtingen;
• bereikte niveau na afloop van de taaltraining;
• uitgevoerde E-Regina oefeningen.
• jouw vorderingen;
• advies voor verdere ontwikkeling van jouw taalvaardigheid;
• indien relevant jouw dieetwensen;
• jouw evaluatie van de taaltraining.

Daarnaast verzamelen wij persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van werving en selectie. Voor het verzamelen van jouw persoonsgegevens bij ‘aanvang’ van de sollicitatieprocedure hebben wij een gerechtvaardigd belang. Wanneer wij verder in de sollicitatieprocedure geraken, zullen de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Wanneer jij bij ons in dienst treedt, dan zullen wij nog om aanvullende gegevens vragen en geldt ons interne privacybeleid. Ook wanneer jij bij ons aan de slag gaat als zzp’er, geldt ons interne privacybeleid.

Sollicitanten

Meer specifiek worden jouw persoonsgegevens verwerkt om:

1. jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van assessments, referentiechecks indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven;
2. een werknemersrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
3. als we een werknemersrelatie met jou zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

In de registratie worden onderstaande gegevens opgenomen:

• NAW-gegevens, emailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, geslacht en burgerlijke staat;
• Curriculum Vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof.

Ook verzamelen wij persoonsgegevens van websitebezoekers, geïnteresseerden en (contactpersonen van) relaties of leveranciers. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer jij onze website bezoekt, ons contactformulier invult, inschrijft voor onze nieuwsbrief, contact met ons opneemt namens een leverancier of een netwerkevent of workshop bezoekt. Jouw persoonsgegevens zijn dan noodzakelijk om te kunnen reageren op jouw contactverzoek, om jou de nieuwsbrief te kunnen versturen of om de relatie te kunnen onderhouden, maar bijvoorbeeld ook om onze website en dienstverlening te kunnen verbeteren. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens dan ook op grond van ons gerechtvaardigd belang, behalve wanneer jouw belangen of jouw grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die van ons.

Wanneer jij een klant of relatie bent van ons en wij versturen jou onze nieuwsbrief, brochures of flyers, dan kun jij hiertegen altijd bezwaar bij ons indienen. Wanneer jij geen klant van ons bent, maar wel een geïnteresseerde dan mogen wij jou alleen deze berichten toesturen als wij daarvoor jouw toestemming hebben ontvangen via een inschrijving (bijvoorbeeld via onze website).

Op onze website maken wij ook gebruik van cookies. Hierbij kunnen ook persoonsgegevens worden verzameld. Voor meer informatie over onze cookies, verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

Websitebezoekers, geïnteresseerden, relaties en leveranciers

Meer specifiek worden uw persoonsgegevens verwerkt om:

1. jou de door jouw gewenste informatie te verstrekken, onze nieuwsbrief of brochures/flyers toe te zenden;
2. afhandelen van jouw contactverzoek;
3. afhandelen levering;
4. onderhouden relatie;
5. onze website verbeteren en de werking van onze systemen onderhouden en beveiligen;
6. optimale ervaring bieden op onze website.

In de registratie worden onderstaande gegevens opgenomen:

• NAW-gegevens, emailadres en andere contactgegevens;
• telefoonnummer – op vrijwillige basis;
• andere persoonsgegevens verstrekt in het contact;
• in- of uitschrijving nieuwsbrief;
• Cookiegegevens.

 

4 | Met wie delen wij (een gedeelte van) jouw persoonsgegevens?

Wij schakelen organisaties in die onze ICT beheren. Deze partijen verwerken jouw persoonsgegevens alleen namens ons en zij mogen niets zelfstandig met jouw persoonsgegevens doen. Ook bevinden onze gegevenslocaties zich binnen de Europese Unie en in Zwitserland. Dit is ook zo afgesproken in een verwerkersovereenkomst. Voor Zwitserland geldt dat de Europese Commissie heeft besloten dat Zwitserland een passend - en met de Europese Unie vergelijkbaar - beschermingsniveau biedt voor persoonsgegevens. Dit werd besloten in een zogenoemd adequaatheidsbesluit. Daarmee kunnen wij veilig jouw persoonsgegevens doorgeven naar Zwitserland.

Wij kunnen ook jouw persoonsgegevens doorgeven aan organisaties die (namens ons) diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, aan overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. Denk daarbij aan:

• aan ons verbonden ondernemingen, groepsmaatschappijen en dochterondernemingen, als dit noodzakelijk is voor de in dit privacy statement beschreven doeleinden;
• onze medewerkers als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken, daarbij zijn onze medewerkers contractueel altijd gebonden aan een geheimhouding;
• andere ontvangers (als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken), als dit noodzakelijk is voor de in dit privacy statement beschreven doeleinden en wij daarvoor een grondslag hebben. Denk hierbij aan de hotels en catering waarmee wij samenwerken;
• een andere partij als dit wordt vereist door een wet, een gerechtelijk bevel of een (andere) juridische procedure, zoals ook een fusie, overname of verkoop van activa of in geval van een faillissement.

5 | Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren zijn afhankelijk van het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld en van de vraag of er een wettelijke bewaarplicht geldt.

Ben jij een klant van ons, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens in beginsel maximaal 5 jaar na beëindiging van jouw taaltraining, tenzij wij eerder een verzoek tot verwijdering van jouw persoonsgegevens ontvangen. Wij kunnen niet (volledig) voldoen aan verwijdering als wij jouw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden (langer) moeten bewaren, bijvoorbeeld voor een wettelijke verplichting. Sommige gegevens moeten wij bijvoorbeeld 7 jaar bewaren voor financiële en administratieve doeleinden.

Gegevens van sollicitanten zullen worden verwijderd nadat jij dat ons hebt gevraagd of uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij jij ons toestemming hebt gegeven jouw persoonsgegevens één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure te bewaren. Op die manier kunnen wij jou op een later moment nog benaderen voor een andere vacature.

Ben jij een websitebezoeker, geïnteresseerde of (contactpersoon van een) relatie of leverancier en sta jij ingeschreven voor onze nieuwsbrief, stuur jij ons een contactverzoek, neem jij deel aan een netwerkevent of neem jij op een andere manier contact met ons op, dan bewaren wij jouw gegevens zo lang dit noodzakelijk is om aan jouw wensen te voldoen. Daarna zullen wij jouw persoonsgegevens verwijderen en in ieder geval 12 maanden na het laatste contactmoment. Sommige gegevens moeten wij bijvoorbeeld 7 jaar bewaren voor financiële en administratieve doeleinden.

6 | Hoe hebben wij jouw persoonsgegevens beveiligd?

Regina Coeli doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Zo hebben bijvoorbeeld alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot jouw persoonsgegevens.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan anderen die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zij wij met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

7 | Cameratoezicht

Het gebruik van cameratoezicht geldt ook als een vorm van beveiliging, maar is ook een vorm van verwerking van persoonsgegevens. Cameratoezicht op onze locaties vindt uitsluitend plaats:

• ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen;
• voor toezicht in het gebouw en op het terrein van het instituut;
• ter bewaking van zaken die zich in het gebouw en op het terrein van Regina Coeli bevinden.

Daar waar camera’s zijn geplaatst, is dat duidelijk aangegeven. Deze gegevens worden niet langer dan 7 werkdagen bewaard, tenzij er incidenten zijn vastgelegd.

8 | Wat zijn jouw rechten?

Jij hebt een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Wij leggen hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe jij daar een beroep op kunt doen.

Recht op inzage en informatie
Jij hebt het recht in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen en gebruiken. Daarbij heb jij ook recht op (aanvullende) informatie, zoals uiteengezet in dit statement.

Recht op wijziging
Jij hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten wijzigen als deze objectief gezien fout zijn.

Recht op gegevenswissing
Jij hebt het ‘recht op gegevenswissing’. Dit staat tussen aanhalingstekens. Wij mogen namelijk niet altijd jouw persoonsgegevens wissen. Soms is het gebruik bijvoorbeeld nog noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een juridische procedure. Wij maken daarom altijd een afweging als dit verzoek wordt gedaan.

Recht op beperking van de verwerking
Ook kun jij onder bepaalde omstandigheden de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons (laten) beperken.

Mededeling van wijziging, verwijdering of beperking
Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van jouw persoonsgegevens informeren over de wijziging, verwijdering of beperking van de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid
Onder bepaalde omstandigheden kun jij ons verzoeken jouw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.

Recht op bezwaar
Verder kun jij onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons (of door ons ingeschakelde partijen), bijvoorbeeld wanneer jij een klant bent en wij jouw gegevens gebruiken voor het versturen van onze nieuwsbrief, brochures of flyers.

Intrekken toestemming
Indien wij jouw toestemming hebben gevraagd, heb jij het recht om deze toestemming altijd weer in te trekken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de geldigheid van het gebruik van de gegevens vóór de intrekking daarvan.

Klachtrecht
Als jij van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig gebeurt, kun jij altijd contact met ons opnemen. Ook heb jij het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving – de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hier.

Heb jij een persoonlijk account bij ons, dan kun jij altijd de belangrijkste gegevens zelf inzien en aanpassen. Daarnaast kun jij een gespecificeerd verzoek tot ons richten door een email te sturen naar privacy@reginacoeli.nl, onder vermelding van jouw NAW-gegevens.

Wij zullen zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek, op het verzoek reageren. Wij zullen daarbij ook beoordelen of, en zo ja in hoeverre, wij op grond van de wet aan jouw verzoek tegemoet kunnen en moeten komen. Als een langere termijn nodig is, dan stellen wij jou daarvan ook op de hoogte. Het indienen en afhandelen van jouw verzoek is in principe kosteloos, tenzij jouw verzoek bijvoorbeeld onevenredig vaak wordt ingediend.

9 | Vragen, opmerkingen en wijzigingen

Heb jij vragen, opmerkingen, klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door ons of heb jij en vermoeden van een datalek, dan kun jij je richten tot onze functionaris gegevensbescherming via privacy@reginacoeli.nl of schriftelijk via:

Language Institute Regina Coeli B.V., t.a.v. de functionaris gegevensbescherming
Martinilaan 12
5262 BR Vught