E-mails schrijven waar mensen blij van worden

30 juni 2020
door Regina Coeli

Een e-mailtje heb je over het algemeen zo geschreven en verzonden. Vandaar dat je mailbox ook zo snel volloopt. En dat levert frustraties op, want een mailbox wordt vaak een vergaarbak van allerlei taken, informatie en verzoeken. In dit artikel lees je hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw e-mails helder zijn en niet blijven rondzweven in de mailbox van de ontvanger. Dan krijg jij sneller antwoord en zal de ontvanger ernaar uitkijken om jouw mails te lezen!

Algemene tips voor het schrijven van e-mails:

  1. Blijf consequent formeel of informeel.
  2. Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met ‘ik’.
  3. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij.
  4. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
  5. Schrijf geen spreektaal. Maak nette en korte zinnen, zodat je tekst voor iedereen goed leesbaar is.
  6. Denk aan de e-mail etiquette:
    a. Stuur per onderwerp een aparte e-mail, zodat de ontvanger meer overzicht heeft en de e-mails stuk voor stuk kan afhandelen.
    b. Gebruik geen kapitalen voor het benadrukken van woorden of zinnen in de onderwerpregel of de tekst van je e-mail.
    c. Stuur het bericht alleen aan iemand voor wie het echt bedoeld is. Denk goed na voordat je iemand toevoegt aan het CC-veld. Wat wil je daarmee bereiken?
    d. Heb je echt snel antwoord op een e-mail nodig? Bel dan in plaats van een e-mail te sturen.

Onderstaand lees je hoe je je e-mail goed opbouwt.

Onderwerp
Zorg dat in de onderwerpregel precies staat waar je bericht over gaat. Dan is het niet alleen direct duidelijk wat de lezer kan verwachten. Het is ook praktisch om zo een e-mail terug te vinden.

Aanhef
Kies voor een formele of informele aanhef. Iemand die je niet kent, spreek je in principe altijd zo aan:

  • Geachte heer (achternaam),
  • Geachte mevrouw (achternaam),

Ken je iemand al, dan kun je de e-mail ook als volgt starten:

  • Beste (voornaam),
  • Hallo (voornaam),

Zoals je ziet, eindigt de aanhef altijd met een komma. Daarop volgt een witregel. Alleen als je iemand erg goed kent en je je enthousiasme wil uitdrukken, kun je de komma vervangen door een uitroepteken.

Start je de e-mail met Geachte, blijf dan consequent en spreek de geadresseerde in de hele e-mail aan met u. In de andere gevallen gebruik je ‘je’ en ‘jij’.

Inleiding
Na de aanhef volgt een korte inleiding. Hierin schrijf je waarom je de e-mail stuurt of schrijf je iets aardigs voor de ander. Dat kan een persoonlijk tintje hebben.

Voorbeeld van een inleiding met een reden:

  • Bijgaand ontvangt u het verslag van onze meeting van gisteren.
  • Graag wil ik reageren op de vacature voor medewerker Client Services.
  • Vorige week belde je me met een voorstel. Zoals beloofd kom ik daar per e-mail op terug.
  • Een collega wees me op de mogelijkheid om Nederlands te leren bij Regina Coeli. Ik ben daarin zeer geïnteresseerd en heb daar een aantal vragen over.


Voorbeelden van een aardige inleiding:

  • Hartelijk dank voor (uw e-mail / uw snelle antwoord / het leuke gesprek).
  • Uw presentatie over <onderwerp> tijdens <event> was zeer interessant.
  • Heb je een fijn weekend gehad?
  • Ik hoop dat het goed met je gaat.
  • Is het nog gelukt met het boeken van een taaltraining bij Regina Coeli?


Belangrijk is dat je een e-mail in het Nederlands nooit start met ‘ik’. In het Engels kan dit prima, maar in het Nederlands is dit niet netjes.

Het vervolg van de e-mail
Het is helemaal niet nodig om in een e-mail ingewikkelde zinnen te schrijven. Houd je zinnen eenvoudig en kort. Dan heb je de grootste kans dat je tekst goed gelezen wordt. Als je je bericht een goede structuur geeft, heb je over het algemeen minder woorden nodig.

Andere tips:

  • Begin voor een nieuw onderwerp met een nieuwe alinea. Daarmee breng je structuur in je tekst. Een alinea van twee zinnen is - zeker in een e-mail - niet te kort.
  • Plaats een kopje boven een alinea of markeer het belangrijkste woord in de alinea vet of cursief.
  • Maak gebruik van opsommingen. Dat is visueel aantrekkelijk en je vermijdt ermee dat je een hele lap tekst moet schrijven.


De afsluiting
Tot slot schrijf je wat je verwacht van iemand na het lezen van de e-mail of – als dat niet nodig is – sluit je je bericht vriendelijk af.

Manieren om aan te geven wat je van iemand verwacht:

  • Graag ontvang ik uw reactie voor het einde van deze week.
  • Zou u me een antwoord kunnen sturen op bovenstaande vragen?
  • Als u vragen heeft, dan kunt u me telefonisch of per e-mail bereiken.
  • Lukt het je om morgen te reageren?
  • Graag hoor ik snel van je!


En een vriendelijke afsluiting:

  • Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten tijdens de beurs in Amsterdam.
  • Ik wens je een heel fijn weekend / een fijne avond!
  • Veel succes met je taaltraining!


De afscheidsgroet
Iedere e-mail kun je afsluiten met ‘Met vriendelijke groeten’. Vroeger was het gebruikelijk om formele berichten af te sluiten met ‘Hoogachtend’. Dat vinden de meeste mensen nu te stijf overkomen. Je ziet het dan ook bijna nooit meer, behalve bijvoorbeeld in een juridische omgeving.

Er zijn veel variaties mogelijk op ‘met vriendelijke groeten’:

  • Met hartelijke groeten,
  • Met vriendelijke groet, (enkelvoud in plaats van meervoud)
  • Groeten,
  • Groetjes, (heel informeel)
  • Met vriendelijke groeten uit een zonnig Vught, (persoonlijker)

En tot slot schrijf je je naam voluit.

Heb je de bijlage toegevoegd? Lees de e-mail nog eens door en verzenden maar!

Verbeter je schrijfvaardigheid in het Nederlands

Heb je vaker momenten dat je twijfelt over de tekst die je geschreven hebt? Of merk je dat het je moeite kost om een verzoek, een plan of een reactie te schrijven? Dan is het een goed idee om je schrijfvaardigheid gericht te verbeteren. Een taaltrainer van Regina Coeli kan samen met jou bepalen hoe jij ervoor zorgt dat je vlot heldere en foutloze teksten kunt schrijven. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Training schrijfvaardigheid
Verbeter je schrijfvaardigheid in het Nederlands

Deel deze pagina

Blijf op de hoogte

Ben je geïnteresseerd in taal en carrière? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief van Regina Coeli en ontvang maandelijks onze laatste blogberichten in je mailbox.